Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragte

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Tierklinik Köln-Süd
Dr. Elisabeth Kellerwessel
Brühler Str. 183–185
50968 Köln

E-Mail: info@koelner-tierklinik.de
Telefon: 0221 4745430

Datenschutzbeauftragte

Dr. Elisabeth Kellerwessel
E-Mail: datenschutz@koelner-tierklinik.de

2. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL-/TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile Ihres Browsers von „http://" auf „https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in der Browserzeile. Wenn die SSL-/TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Server-Logfiles

Diese Website wird bei Vercel, Inc. (San Francisco, USA) gehostet. Der Hosting-Anbieter erhebt und speichert automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles, die Ihr Browser automatisch übermittelt. Dies sind:

• Browsertyp und Browserversion
• Verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• IP-Adresse
• Uhrzeit der Serveranfrage

Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der sicheren und stabilen Bereitstellung der Website). Mit Vercel besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Google Fonts (lokal eingebunden)

Diese Website nutzt die Schriftarten „DM Sans" und „Source Sans 3" von Google Fonts. Die Schriftarten sind lokal auf unserem Server eingebunden und werden beim Aufruf der Website nicht von Google-Servern geladen. Es wird keine Verbindung zu Google-Servern hergestellt und es werden keine Daten an Google übertragen.

3. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten, um Ihnen unsere tiermedizinischen Dienstleistungen anzubieten. Zu den verarbeiteten Daten gehören:

• Stammdaten: Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Tierspezifische Daten: Art, Rasse, Alter, Gesundheitszustand Ihres Tieres
• Behandlungsdaten zum Tier: Diagnosen, Therapien, Laborergebnisse
• Kommunikationsdaten: Anfragen per E-Mail, Telefon oder über Online-Formulare
• Zahlungsdaten: Bei der Abwicklung von Behandlungen oder Online-Terminbuchungen

Gesundheitsinformationen Ihres Tieres (z. B. Vorerkrankungen, Medikamente, Allergien) können in Verbindung mit Ihren personenbezogenen Daten besonderen Schutzanforderungen unterliegen. Wir behandeln diese Daten mit besonderer Sorgfalt.

4. Zwecke der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:

• Durchführung von Behandlungen und medizinischen Dienstleistungen
• Kommunikation bezüglich Terminen, Behandlungen und Rechnungen
• Online-Terminbuchung, Neukundenformulare und Videosprechstunde über Petla
• Anmeldung und Verwaltung von Fortbildungen über Tally Forms
• Digitale medizinische Dokumentation und Spracherkennung über Vetnio

5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung): Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung erteilt haben, z. B. für Analyse-Cookies auf der Buchungsseite oder für Marketing-Kommunikation. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Zur Erfüllung des Behandlungsvertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (z. B. Terminbuchung).
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Rechtliche Verpflichtung): Zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, insbesondere aus Steuer- und Berufsrecht.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse): Aufgrund unseres berechtigten Interesses, z. B. an der sicheren und stabilen Bereitstellung der Website, an der Kommunikation mit Ihnen oder an der Verbesserung unserer Dienstleistungen.
• Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i.V.m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG: Soweit wir im Rahmen der tierärztlichen Behandlung gesundheitsbezogene Informationen Ihres Tieres verarbeiten, die in Verbindung mit Ihren personenbezogenen Daten stehen.

6. Online-Terminbuchung und Videosprechstunde über Petla

Wir nutzen für die Online-Terminbuchung, die Verwaltung unserer Patientendaten und die Durchführung von Videosprechstunden die Plattform Petla der Petla UG (haftungsbeschränkt), Brühler Str. 183, 50968 Köln. Petla ist als Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DSGVO für uns tätig. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Der vollständige AVV einschließlich der Liste der Unterauftragsverarbeiter ist einsehbar unter petla.app/avv.

Verarbeitete Daten

Im Rahmen der Nutzung von Petla werden folgende Daten verarbeitet:

• Personendaten: Anrede, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Anschrift
• Tierdaten: Name, Tierart, Rasse, Geschlecht, Geburtsdatum, Kastrationsstatus, Gewicht, Chipnummer, EU-Heimtierausweisnummer, Haltungsform
• Gesundheitsinformationen Ihres Tieres: Von Ihnen angegebene Vorerkrankungen, Medikamente, Allergien, Operationen sowie Behandlungsanlässe und hochgeladene Unterlagen (z. B. Fotos, bestehende Befunde)
• Versicherungsdaten: Versicherungstyp, Versicherer, Policennummer (sofern von Ihnen angegeben)
• Termindaten: Datum, Uhrzeit, Terminart, Behandlungsanlass
• Technische Daten: IP-Adresse (bei Formularabgabe), Einwilligungszeitstempel
• Bei Hausbesuchen: Adresse inkl. Geokoordinaten zur Routenberechnung über Google Maps
• Bei Videosprechstunde: Gesprächsdauer, Zahlungsstatus (keine Speicherung vollständiger Zahlungsdaten bei uns)

Zwecke der Verarbeitung über Petla

• Online-Terminbuchung über unsere Website
• Versand von Terminbestätigungen, Erinnerungen und Stornierungsbenachrichtigungen per E-Mail
• Digitale Neukundenregistrierung (Neukundenformular)
• Speicherung von Unterlagen, die Sie im Rahmen der Terminbuchung hochladen
• Berechnung von Anfahrtszeiten bei Hausbesuchen
• Durchführung von Videosprechstunden inkl. Zahlungsabwicklung und SMS-/Anruf-Benachrichtigungen
• Verwaltung von Kunden- und Tierdaten in unserem Praxis-Dashboard

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen). Für Analyse-Cookies auf der Buchungsseite ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), die jederzeit widerrufbar ist.

7. Medizinische Dokumentation über Vetnio

Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO: Im Rahmen der Behandlung Ihres Tieres nutzen wir in unserer Klinik eine digitale Dokumentations- und Spracherkennungssoftware der Firma Vetnio AB zur Unterstützung der medizinischen Dokumentation.

Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt zur effizienteren, vollständigeren und qualitativ besseren Dokumentation von Untersuchungsgesprächen, Anamnesen, Befunden und Behandlungsverläufen. Ziel ist die Verbesserung der Behandlungsqualität, die Reduktion von Dokumentationsfehlern sowie eine Entlastung des medizinischen Personals.

Art der verarbeiteten Daten

Verarbeitet werden ausschließlich personenbezogene Daten, die im Rahmen der tierärztlichen Behandlung ohnehin erhoben werden, insbesondere:

• Angaben zur Tierhalterin oder zum Tierhalter wie Name und Kontaktdaten
• Angaben zum Tier
• Medizinische Informationen zum Tier einschließlich Anamnese, Befunde, Diagnosen und Therapieempfehlungen
• Während der Konsultation gesprochene Inhalte, sofern die Spracherkennung aktiv genutzt wird

Es erfolgt keine Verarbeitung zu Werbe- oder Marketingzwecken.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Unser berechtigtes Interesse liegt in einer rechtssicheren, effizienten und qualitativ hochwertigen medizinischen Dokumentation sowie in der Sicherstellung einer kontinuierlichen und nachvollziehbaren Behandlung.

Empfänger und Auftragsverarbeitung

Vetnio AB verarbeitet die Daten ausschließlich als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines entsprechenden Auftragsverarbeitungsvertrags. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht. Eine Nutzung der Daten zu eigenen Zwecken von Vetnio ist ausgeschlossen.

Datenverarbeitung und Datensicherheit

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf verschlüsselten Amazon-Servern in Frankfurt, Deutschland (innerhalb der Europäischen Union). Es werden geeignete technische und organisatorische Maßnahmen eingesetzt, um die Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen.

Speicherdauer

Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die medizinische Dokumentation und aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit zu widersprechen. Der Widerspruch kann jederzeit gegenüber unserer Klinik erklärt werden. In diesem Fall wird Vetnio für Ihre Konsultation nicht eingesetzt.

8. Empfänger der Daten und Auftragsverarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden nur an Dritte weitergegeben, wenn dies zur Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist. Eine Weitergabe oder ein Verkauf Ihrer Daten zu Werbezwecken erfolgt nicht. Empfänger sind:

Petla UG (haftungsbeschränkt), Köln

Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DSGVO für Online-Terminbuchung, Patientenverwaltung und Videosprechstunde. Petla setzt zur Erbringung seiner Dienste weitere Unterauftragsverarbeiter ein, insbesondere:

• DigitalOcean, LLC – Hosting und Datenbank (Rechenzentrum Frankfurt/EU)
• Resend, Inc. / Wildbit LLC (Postmark) – E-Mail-Versand (USA, EU-Standardvertragsklauseln)
• Google Ireland Ltd – Google Maps zur Routenberechnung bei Hausbesuchen
• Stripe, Inc. – Zahlungsabwicklung bei Videosprechstunden (USA, EU-US Data Privacy Framework)
• Daily, Inc. – Videoübertragung (USA, EU-Standardvertragsklauseln)
• Twilio, Inc. – SMS-/Anruf-Benachrichtigungen (USA, EU-Standardvertragsklauseln)
• Functional Software, Inc. (Sentry) – Fehlerüberwachung (EU)
• Usercentrics GmbH – Cookie-Consent-Management auf der Buchungsseite (München, EU)
• Google Analytics / PostHog – Webanalyse der Buchungsseite (nur mit Einwilligung)

Eine vollständige und aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter ist im AVV unter petla.app/avv einsehbar.

Vetnio AB

Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DSGVO für die digitale medizinische Dokumentation und Spracherkennung. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf verschlüsselten Amazon-Servern in Frankfurt, Deutschland (innerhalb der EU).

Tally BV, Gent (Belgien)

Anbieter der Plattform für Fortbildungsanmeldungen. Tally hat seinen Sitz in der EU und gewährleistet ein hohes Datenschutzniveau.

Vercel, Inc. (USA)

Hosting dieser Website. Mit Vercel besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

9. Datenübermittlung in Drittländer

Im Rahmen des Website-Hostings (Vercel) sowie der Nutzung von Petla und dessen Unterauftragsverarbeitern werden personenbezogene Daten teilweise in die USA übermittelt. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage folgender Garantien:

• EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO): Für Unternehmen, die unter dem Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zertifiziert sind (z. B. Stripe, Google).
• EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO): Für alle weiteren Dienstleister mit Sitz in den USA (z. B. Vercel, Resend, Postmark, Daily.co, Twilio).

Detaillierte Informationen darüber, welcher Mechanismus für welchen Unterauftragsverarbeiter gilt, finden Sie im AVV unter petla.app/avv.

10. Cookies

Diese Website (koelner-tierklinik.de)

Diese Website verwendet keine Cookies zu Analyse-, Tracking- oder Werbezwecken. Es kann ein technisch notwendiges Session-Cookie des Hosting-Anbieters (Vercel) gesetzt werden, das dem Lastenausgleich dient. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technisch einwandfreien Bereitstellung der Website).

Online-Buchungsseite (petla.app)

Wenn Sie unsere Online-Terminbuchung über Petla nutzen, können folgende Cookies gesetzt werden:

• Technisch notwendig: CSRF-Token-Cookie zum Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Analyse-Cookies (nur mit Einwilligung): Google Analytics und PostHog zur Verbesserung der Buchungsseite. Diese Cookies werden erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über den Cookie-Banner (Usercentrics) gesetzt (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen im Footer der Buchungsseite widerrufen.
• Consent-Cookie: Usercentrics speichert ein Cookie, um Ihre Einwilligungspräferenzen zu dokumentieren (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

11. Kontaktaufnahme per E-Mail und Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Inhalt Ihrer Anfrage) von uns gespeichert und verarbeitet, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage). Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

12. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Erfüllung der genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Insbesondere sind wir als Tierarztpraxis verpflichtet, Behandlungsunterlagen gemäß den berufsrechtlichen Vorschriften (Berufsordnung der Tierärztekammer) aufzubewahren. Steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO, § 257 HGB) betragen in der Regel 10 Jahre.

Ihre bei Petla gespeicherten Daten werden gemäß unseren Weisungen im Rahmen des AVV aufbewahrt. Nach Beendigung der Behandlungsbeziehung bewahren wir Ihre Daten entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten auf und löschen sie anschließend. Sie können jederzeit die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

13. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung dieser Rechte können Sie sich jederzeit an uns wenden unter: datenschutz@koelner-tierklinik.de

14. Widerruf der Einwilligung

Sofern die Verarbeitung Ihrer Daten auf einer Einwilligung beruht (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt. Der Widerruf kann an datenschutz@koelner-tierklinik.de gerichtet werden.

Ihre Cookie-Einwilligung auf der Petla-Buchungsseite können Sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen (Usercentrics) im Footer der Buchungsseite widerrufen.

15. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht, bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: +49 211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de